Yhteystiedot rekisteriasioissa Aino-Maija Kyykoski: ilveskissatjuniorit@gmail.com
Ilves-Kissat juniorit ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivä: 30.7.2023
Päivitetty – 1.1.2024
1. Rekisterinpitäjä
Ilves-Kissat juniorit ry, rekisterinumero 3375538-9. Sähköposti: ilveskissatjuniorit@gmail.com
2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Aino-Maija Kyykoski, ilveskissatjuniorit@gmail.com
3. Rekisterin nimi
Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Jäsentietorekisteriä ylläpidetään MyClub-jäsenpalvelussa. Ilmoittautuessaan mukaan toimintaan pelaaja liittyy jäseneksi ja pelaaja tai pelaajan vanhemmat kirjautuvat jäsenrekisteriin MyClub-palveluun. Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Ilves-Kissat juniorit ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
- ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
- jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
- harrastustoiminnan, tapahtumien ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
- toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi
- väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja selvittäminen.
Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueenjohtajat, ohjaajat, valmentajat, rahastonhoitajat) osalta Ilves-Kissat juniorit ry oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Ilves-Kissat juniorit ry:n oikeutettuun etuun ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Ilves-Kissat juniorit ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen ja kehittäminen.
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteröityjen ryhmät:
Jäsenet (pelaajat): nimi, syntymäaika, yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero), PalloID
Alaikäisten jäsenten vanhemmat: nimi, yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero)
Vapaaehtoiset toimihenkilöt: nimi, yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero)
Yhteistyökumppanien yhteyshenkilö: yrityksen/organisaation nimi, yhteyshenkilön nimi, yhteystiedot
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
- Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
- Alaikäisen jäsenen osalta
- Tarpeelliset huoltajan suostumukset ja niihin liittyvät tiedot esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan, valokuvien ja palveluiden käyttöön liittyen
- Alaikäisen huoltajan nimi, myClub ID ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- (Valokuva, jäsenen itse tallentaessa MyClub:n)
- Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
- Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Valokuva (henkilön itse tallentaessa valokuvan järjestelmään)
- Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
- Käyttäjälokitiedot
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
- nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai myClub-käyttäjän liittyessä esim. alaikäisen jäsenen jäsentilin käyttäjäksi. Tietyissä tapauksissa tietoja voidaan saada muista rekistereistä kolmansilta tahoilta (pelaajasiirtojen yhteydessä esim. PalloID). Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Ilves-Kissat juniorit ry:lle.
7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa viranomaisille ja muille laissa määritetyille tahoille.
Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.
8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisteri on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
- Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on toiminnassa mukana ja tiedot ovat tarpeen toiminnan mahdollistamiseksi.
- Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään niin kauan kun jäsen on mukana toiminnassa ja eroamisen jälkeen niin kauan kun tarpeen esim. tiedottamisen ja laskuttamisen mahdollistamiseksi.
- Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta.
MyClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteröityä itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.
Oikeus peruuttaa suostumus: Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttamisella tietojenkäsittelyn ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn laillisuuteen.
Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.
Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.
Evästeet
Evästeitä ei kerätä, esim. analytiikkaan. Pakollisia evästeitä on esimerkiksi yhteystietolomakkeissa.
Muilta sivustoilta upotettu sisältö
Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.
Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.